This translation is from the 2021 September issue.
¿Alguna vez se han preguntado cómo es que la gente que trabaja más de 60 horas a la semana, todavía encuentra el tiempo para dirigir al equipo de basketball de sus hijos, podar el césped y mantener su casa ordenada?
Y otros, que trabajan menos horas, no pueden encontrar el tiempo de recoger los botes de basura de la banqueta después del servicio o podar el césped, mucho menos para ayudar a alguien.
Hay un viejo proverbio que dice, “si quieres que algo se haga, hay que pedirle a una persona ocupada que lo haga”
Me parece que estas personas tan ocupadas pueden hacer tanto porque se han entrenado a sí mismos para ser productivos y eficaces con su tiempo. Son personas en las que se puede confiar porque están motivados para hacer las cosas.
Una característica en común de la gente motivada es que generalmente son muy organizados. Tienden a tener un enfoque sistemático para manejar su tiempo y son adeptos de la planeación y priorizar para lograr sus objetivos.
Recientemente, hice un viaje de negocios a Texas con Roger, Steve y Dan, quienes son miembros de nuestro equipo gerencial. Teníamos una junta con una empresa que estamos considerando comprar. Estos gerentes están increíblemente ocupados, pero siempre puedo contar con ellos para hacer las cosas.
Además de sus responsabilidades del día a día, ellos se prepararon para asegurar que nuestro viaje fuera exitoso con los planes de viaje adecuados, los lugares de las juntas y agendas detalladas. Ellos articularon las expectativas de nuestras juntas e incluyeron los pasos que debíamos tomar para lograr nuestros objetivos. Ellos también coordinaron seguimientos inmediatamente después de cada junta, lo cual es invaluable.
Mientras veía al equipo en acción, evalúe lo que estaban haciendo.
1. Yo volé desde Wisconsin, Dan desde Florida, Roger desde Michigan y Steve desde Carolina del Sur. Yo estaba impresionando cuando aterricé en Dallas y recibí una llamada diciendo que Roger y Dan estaban esperando en reclamo de equipaje y Steve estaba afuera listo para recogernos en el auto rentado. Steve y Roger tenían el viaje planeado hasta los más pequeños detalles, incluyendo la coordinación de los horarios de los vuelos, reservaciones de hotel, renta de autos, cena y los horarios y lugares de las juntas. Su previsión y preparación no solo me facilitó las cosas sino que también hizo las juntas más efectivas.
2. Ellos tenían una agenda detallada lo cual nos permitió hacer una presentación eficiente y alejarnos de temas poco productivos y de poca importancia.
3. Todos sabían lo que se esperaba de ellos porque nos reunimos por dos horas y discutimos los objetivos de la junta por adelantado. Cada persona sabía su papel, fechas límite y responsabilidades de seguimiento.
4. Ellos estaban comprometidos durante las juntas y tomaron notas.
5. Durante recesos y entre segmentos de juntas, estos gerentes hicieron llamadas para aclarar información. Después regresaron con preguntas para el siguiente segmento. Esto comprobó ser una técnica de valor que nos ahorró una cantidad significativa de tiempo y dinero y seguir con la junta.
Uno de los objetivos del viaje era obtener rápidamente un “si” o “no”, para no perder decenas o quizá cientos de miles de dólares en tiempo perdido y costos de oportunidad por ambas partes. Establecimos un camino muy claro con objetivos, y cuando llegamos a un objetivo que no pudiéramos cruzar, sabíamos que era tiempo de cortar lazos y movernos hacia el siguiente trato.
Antes de regresar a Ohio al siguiente día, Roger me mandó por correo un plan con los siguientes pasos por aprobar. Era detallado y seguía las ideas de nuestras pláticas. Yo aprobé el plan de Roger y él se lo envió a la empresa correspondiente.
Después de toda la planeación y el árduo trabajo, unos días después recibimos un “no” en el trato. Algunos tratos simplemente no están destinados a suceder. Aunque nuestro intento de hacer crecer el negocio no salió como esperábamos, el resultado fue favorable. Gracias a la eficacia del equipo al gestionar todo el proceso, el tiempo perdido fue mínimo, y fuimos capaces de seguir adelante con nuestros planes para el próximo trato.
Vivimos en una época en la que parece que todos estamos muy ocupados, pero no todos están logrando algo. Nunca se encontrará el éxito en los negocios con la ilusión de estar ocupados, con el retraso de actividades o la inactividad. Si se mantiene a alguien en el equipo lleno de promesas vacías, se dirigiran a malos resultados en los negocios.
Es necesario entender cómo los gerentes exitosos pueden lograr mucho mas que los gerentes que solo hablan pero no hacen nada. Para asegurarse que los miembros de su equipo sean productores de alto nivel, hay que preguntarse lo siguiente:
● Observar como hacen planes. ¿Son proactivos o reactivos? ¿Planean anticipar problemas, asuntos y oportunidades? O, ¿solo esperan a estar en medio de la situación para considerar los pasos necesarios para terminar el proyecto? Un gerente proactivo se anticipará a las condiciones para aprovechar las situaciones prometedoras. Y en situaciones negativas puede minimizar el impacto.
● ¿Son organizados? Antes de contratar a alguien, me gusta ver su coche para ver si está limpio. Incluso podría manejar por su casa para ver si tienen un césped bien mantenido. Si su auto o su césped es un desorden, tengan por seguro que su papeleo y responsabilidades también serán un desastre.
● ¿Toman notas durante discusiones y juntas? Los gerentes productivos toman notas, mientras que los gerentes ineficaces no lo hacen. Tomar notas puede aumentar la recolección de un 300% a un 400%
● Los grandes gerentes hacen su prioridad dar seguimiento a las cosas. ¿Qué tan rápido toman acción después de una junta? Cualquier cosa discutida en una junta que no dependa de la participación de algo o de otra persona, debe abordarse en cuestión de minutos.
● ¿Responden a las preguntas con respuestas definitivas? Los grandes gerentes se responsabilizan proporcionando detalles específicos. Ellos se quieren asegurar que el tema es abordado de manera adecuada y que el tema sea cerrado. Un gerente improductivo dará respuestas vagas y hablará de generalidades para evitar la rendición de cuentas.
● ¿Mantienen una lista? Un buen gerente hará una lista cada día y trabajará en una tarea a la vez hasta que todas estén terminadas. Aunque sea simple, esta herramienta los mantiene enfocados, eficaces y productivos.
El éxito en los negocios verdaderamente se reduce a tener un equipo confiable de triunfadores. Hay que rodearse de gente productiva y eficaz con su tiempo y que esté motivada a hacer las cosas.
Una vez que se descubre quienes son los verdaderos productores, hay que darles libertad para hacer su trabajo y los verán actuar óptimamente. Como resultado, ellos se enfrentarán a cada reto que se les ponga enfrente e inspirarán a los miembros de su equipo a hacer lo mismo.
BIO
Damian Lang es CEO de Lang Masonry Contractors, Wolf Creek Construction, Buckeye Construction and Restoration, Malta Dynamics Safety Company y EZG Manufacturing. Para ver los productos y equipo de sus empresas, credos para hacer los sitios de trabajo más seguros y eficientes, favor de visitar ezgmfg.com o maltadynamics.com. Para recibir su boletín electrónico gratuito o para hablar con Damian sobre sus productos o sistemas de administración, mandar un correo electrónico a dlang@watertownenterprises.com o llamar al 740-749-3512