¡No se puede crecer sin la gente adecuada!
Por: George Hedley
¿Cómo hacer un organigrama que funcione?
Muchos dueños de empresas de construcción quieren hacerlas crecer pero no pueden. Generalmente se estancan en cierto tamaño y dejan de crecer por muchas razones. El tratar de trabajar más duro e inteligentemente no resuelve el problema y eventualmente llegan al nivel máximo de lo que pueden hacer sin contratar más gente. ¿Por qué? Los dueños tratan de hacer demasiado por si mismos, quieren delegar pero no lo hacen y no pueden decidir como y a quién contratar.
Otro problema muy común se da cuando los dueños micro gestionan y controlan cada decisión en las operaciones de la empresa. No permiten que otras personas tomen decisiones sin consultar primero con ellos. Las empresas tampoco crecen cando el dueño pone el dedo en cada decisión, incluyendo la programación de los trabajadores y equipos de trabajo, pedir material, comprar equipo, juntas con los clientes, decidir con que proveedor o subcontratista trabajar, aprobar el cambio en los pedidos, hacer cada costo estimado, determinar los márgenes al concursar por contratos, presente todas las propuestas, leer y revisar cada contrato, aprobar todas las órdenes de pago, determinar cuando dinero gana cada empleado y la lista sigue y sigue. Cuando estos dueños controladores contratan personal y no los dejan hacer su trabajo y tomar responsabilidades, la empresa no puede ni podrá crecer.
¡No contratar barato y esperar que funcione!
Frustrados y sin rumbo, los dueños de negocios estancados finalmente toman la decisión de contratar un gerente con experiencia con un currículum impresionante, para así poder delegar una pequeña parte de su reino. Desafortunadamente, el primer instinto es ascender a alguien de la empresa con poca o nula experiencia y sin las habilidades necesarias para un área donde son muy necesarias. Después de intentar tomar éste enfoque, sin suerte, los dueños tienden a contratar a un asistente con un sueldo bajo, un supervisor de campo sin capacitación, un gestor de proyectos junior o un valuador con poca experiencia referente al tipo de trabajo que se necesita. O peor aún, en vez de invertir el tiempo necesario para encontrar a la persona adecuada para el trabajo, intentan contratar a un conocido, familiar o amigo que no tiene trabajo y que pareciera ser capaz de hacerlo.
Éstas pobres decisiones no ayudarán a las empresas a llegar al siguiente nivel. Ahorrar tiempo, dinero y energía para contratar y pagarle al empleado clave o al gerente con experiencia son las verdaderas razones de la mala toma de decisiones. Así que en vez de hacer lo correcto, esperan que tomar el camino más fácil funcione. ¿Saben que pasa cuando se contrata gente sin capacitación, barata o sin experiencia en gestión? Se gasta tiempo tratando de mantenerlos ocupados, respondiendo sus preguntas, ayudándolos con tareas sencillas y capacitándolos. En pocas palabras, se termina haciendo el trabajo de ellos y el de uno mismo, lo cual hace que se trabaje menos y se logren menos cosas.
Diseñar su organigrama de Funciónamiento del Negocio
Muchos organigramas muestran quien le rinde cuentas a quien. No muestran quien es 100% responsable de hacer el trabajo, tampoco describen todas las tareas y funciones necesarias para que la empresa logre metas y objetivos estratégicos. La mejor manera de organizar una empresa es diseñando un organigrama de Funcionamiento del Negocio. Para hacerlo hay que tomar una hoja de rotafolio y escribir todas las tareas y trabajos que deben realizarse en la empresa, desde encontrar el trabajo, hacerlo, mantener control hasta administrar y manejar la empresa. Hay que distribuir el organigrama con estos encabezados a lo largo de la hoja:
- Encontrar trabajo – Desarrollo del negocio
- Hacer el trabajo – Operaciones
- Mantener registro del trabajo – Finanzas
- Administración de la empresa
- Gestión de la empresa
Ahora, usando notas adhesivas para cada función o actividad necesaria en la empresa, hay que determinar y enlistar cada tarea necesaria para lograr lo que la empresa hace. Después de una lluvia de ideas y de terminar éste ejercicio, hay que poner dichas tareas debajo de los encabezados en un órden lógico de como hacer las cosas. Para solicitar una copia de una muestra de un organigrama, enviar un email a GH@HardhatPresentations.com
Por ejemplo, debajo del encabezado “Hacer el trabajo” estaría la responsabilidad del gerente de proyectos. Un gerente de proyectos gestiona muchos requerimientos laborales, incluyendo: obtención y negociación de subcontratos y órdenes de compra, redacción de contratos, documentación de proyectos, correspondencia, juntas con los clientes, gestión de cambio de pedidos, preparar y actualizar presupuestos de trabajo, aprobar y actualizar horarios de trabajo, redactor progresos de pago, aprobar órdenes de pago, cumplir con los requerimientos de los contratos, lograr los márgenes de utilidad del trabajo, cumplir con la agenda del proyecto, satisfacción del cliente y muchas otras responsabilidades.
¿Quién es el responsable de hacer que se hagan las cosas?
Una vez hecho el organigrama de Funcionamiento del Negocio, el siguiente paso es asignar personal 100% responsable a cada una de las áreas enlistadas. Esto puede ser complicado. Si el dueño de la empresa le permite al gestor de proyectos redactor los subcontratos pero no le permite tomar la decisión final en cuando a precio o a la selección del subcontratista sin corroborar primero con el dueño, entonces esta tarea debe ser dividida en dos o tres partes: redactor el contrato, aprobar al subcontratista y negociar la cantidad final del contrato. De esa forma se pueden poner los dos nombres de los responsables de estas tareas.
Después, crear una tabla de responsabilidad con todas las funciones de la empresa. Asignar a la persona indicada quien es 100% responsable de cada tarea y función en la empresa.
Delegar o morir
No podemos crecer si no dejamos ir. Mientras más se haga por la gente, menos harán por uno. Después de analizar como es que la empresa funciona en realidad y cuantas cosas se están gestionando, micro gestionando y de las cuales se es responsable, hay que decidir lo que se quiere delegar. Determinar en que áreas nos vamos a enfocar dependiendo en lo que hacemos mejor y en lo que rinda más frutos para la empresa es el objetivo. Casi siempre, el dueño de la empresa debe estar involucrado en las tareas de búsqueda de trabajo. Al decidir lo que se quiere, no se quiere y lo que se debe hacer, se puede crear una nueva descripción de trabajo y un puesto de gestión para que alguien se encargue de esas tareas, decisiones y responsabilidades que se quiere delegar al 100%. Esto le permitirá crecer a la empresa.
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Como Bizcoach profesional de la construcción y conocido conferencista de la industria, George Hedley ayuda a los contratistas a aumentar sus ganancias, crecer y hacer que sus empresas funcionen. El es autor del best seller “Get your Construction Business To Always Make A Profit!”, disponible en su tienda en línea en www.HardhatPresentations.com. Para darse de alta en su boletín gratuito, unirse a Bizgroup, asistir al bootcamp Biz-builder, implementar el Biz-builder blueprint o para obtener descuentos para sus cursos en línea en www.HardhatBizSchool.com, hay que mandar un email a GH@HardhatPresentations.com
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